Impulsá la productividad de tu emprendimiento

Si sos emprendedora, estás acostumbrada a hacer de todo y sentir esa ansiedad que te hace latir el corazón. Sobre todo, cuando pensás que nunca te alcanza el tiempo para hacer todo lo que te gustaría o mínimamente lo que necesitas para llevar tu emprendimiento adelante. Aprendemos a convivir con eso y aun así lo hacemos funcionar. Amamos lo que hacemos, por eso lo hacemos, lo que significa que por momentos nos volvemos un poco caóticas en el camino.

Pero cuando estás sumergida en tu emprendimiento, muchas veces sentís que estás caminando a ciegas, tenes esa incertidumbre de no saber si decidiste bien o mal, o sabes que con pequeñas correcciones tu negocio mejoraría un montón, pero no sabes cuáles son.

El corazón de cualquier negocio, es la toma de decisiones. Y para tomar decisiones inteligentes necesitamos datos para analizar.

Seguramente estás pensando: ¿En qué momento querés que registre los datos? Tengo una solución para vos, seguí leyendo y te cuento.

Introducción

Como buena emprendedora, siempre hay que estar preparada para tener un buen rendimiento y aumentar los ingresos.

Para crecer un negocio, vamos a analizar tres enfoques:

1. Potenciar el crecimiento estratégico: Implementar, medir y corregir, distintas estrategias para encontrar la que te funciona mejor y seguir trabajando para mejorarla.

2. Impulsar la productividad: ¡No somos máquinas, somos humanas! Pero sí podemos utilizar todas las herramientas que tenemos al alcance, para automatizar microprocesos que nos permitan tener más tiempo y ahorrar dinero.

3. Tomar decisiones inteligentes: ¿Cuánto afecta en tu día a día las decisiones que tomas para tu negocio? Por lo tanto, ¿Cuán importante es la calidad de esas decisiones?

En este artículo te voy a contar, cómo podés automatizar procesos de gestión, que te permitan recopilar datos para analizarlos y tomar mejores decisiones, sin tener que gastar 3 horas de tu día en cargar datos en una planilla de Excel.

Obstáculos para aumentar la productividad

En definitiva, no existe una guía perfecta para aumentar la máxima productividad, y sinceramente tampoco me preocupo en buscarla. Porque entiendo que soy humana, pero me interesa que analicemos algunos conceptos que nos van a ayudar a ser más eficientes dentro del poco tiempo que tenemos para hacer de todo.

·Aumento de la eficiencia: Las emprendedoras, completamos muchas tareas manuales de bajo valor que colapsan las listas de tareas pendientes. Actividades como ingresar (y mantener) datos y utilizar diferentes herramientas y planillas de Excel, que no suman en el día a día, pero tampoco estamos en una etapa que nos permita delegar la tarea para ocuparnos de cosas más importantes.

·Definición de procesos: La mayoría de las veces, no sólo gastamos mucho tiempo en dichas actividades, sino que ni siquiera tenemos los procesos bien definidos. No sabemos si estamos registrando bien las ventas, los costos, los precios y, por ende, tampoco sabemos cuánto ganamos o si ganamos. Entonces, además de hacer esta tarea tediosa, lo hacemos con la incertidumbre de hacerla bien. Al no saber qué datos son importante o no, cómo se registran o para qué sirven, muchas veces terminamos con un sentimiento de desgano frente a la tarea. También puede ser que la hagamos a medias, elijamos un criterio distinto cada mes, o simplemente lo dejamos de lado porque, tenemos otras cosas urgentes de qué ocuparnos.

·Maximización del potencial: Podríamos avanzar de una forma más eficiente sobre nuestra lista de tareas priorizando las de mayor valor, ocupando de una manera más rentable el poco tiempo que tenemos. Analizando distintos factores que nos permitan tener una visión más amplia y tomar decisiones más inteligentes.

La ecuación de la productividad

Aunque no existe una guía perfecta, hay una fórmula de productividad que vale la pena revisar. Jason Jordan define la productividad con esta ecuación:

PRODUCTIVIDAD = EFICIENCIA X EFICACIA

Analicemos las tres áreas para ver cómo lo podemos implementar:

1. Eficiencia: Para mí, es hacer magia con el tiempo. Según el diccionario, es la capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una función. Te invito a quedarte con la definición que te guste o crear la tuya.

La parte clave en la que nos tenemos que enfocar, es “el mínimo esfuerzo desperdiciado”. Esto significa que tenemos que destinar el tiempo y esfuerzo a tareas de alto valor, en lugar de tareas repetitivas o de bajo valor que nos impidan enfocarnos en tomar mejores decisiones.

Básicamente, si queremos aumentar la eficiencia, tenemos que encontrar formas de eliminar los factores que consumen tiempo. Un ejemplo es el ingreso de datos, un trabajo manual y repetitivo que es posible automatizar.

2. Eficacia: La eficiencia y la eficacia van de la mano cuando se trata de aumentar la productividad. Es posible que aprovechemos procesos eficientes, pero que aún no estemos enfocadas en tomar mejores decisiones. Por ejemplo, si no analizamos los datos y pensamos qué podemos corregir para mejorar, no fue relevante invertir en automatizar el proceso.

3. Habilitación: Si queremos ser más productivas, tenemos que promover la habilitación de nuevas habilidades siempre que emprendamos. Suena como sentido común, ¿no? Pero la habilitación es una zona difícil de recorrer y va más allá de capacitarnos.
Además, tenemos que considerar los procesos y las herramientas adecuadas en el momento oportuno. Veamos cómo podemos utilizar la tecnología para ser más productivas en nuestro emprendimiento.

Eliminación de las actividades de bajo valor a través de la AUTOMATIZACIÓN.

Hay muchas tareas que son fundamentales para administrar, como actualizar datos de ventas, ingresar información de clientes, actualizar costos, cambiar precios, realizar presupuestos, entre otras. Las tareas manuales y repetitivas son pequeñas, pero poderosas; unos minutos haciendo esto y aquello pueden derivar en varias horas perdidas de productividad. Hay un gran flujo de información entrante y saliente, por lo que el registro manual, puede consumir gran parte de nuestro día. El ingreso manual de datos también aumenta la posibilidad de que se ingresen datos erróneos, desactualizados o incompletos. Todo esto resulta en una gran cantidad de tiempo perdido. Aquí es donde resulta útil contar con herramientas de productividad que automatizan el ingreso de datos manuales y repetitivos.

Tareas de bajo valor que se pueden automatizar:

Las tareas y procesos de gestión que se pueden automatizar son casi infinitas, pero acá te dejo algunas de las tantas tareas tediosas que podemos eliminar:

Ingreso de ventas:

La mayoría de las emprendedoras que estén leyendo tienen una tienda online. ¿Sabías que podés exportar tus reportes de venta a Excel? De esta forma, con un clic, podes asociarle los costos, analizar la rentabilidad, saber qué artículos tienen más ganancia, mayor demanda y cuál genera mayor participación en tus ventas. Además, podes tener la base de datos de los clientes actualizada y cargar los datos relevantes automáticamente en tu tablero de control. Sí, todo esto con el mismo clic. ¿Te lo imaginas?

Actualización de costos:

Es muy común que nos lleguen mails de nuestros proveedores con listas de precios actualizadas, pero ¿me creerías si te digo que, al abrir la nueva lista de precios y hacer clic, se actualizan todos los costos de los insumos que le comprás a ese proveedor? Y con esto podrías analizar si  necesitas retocar tu precio de venta o no.

Confección de presupuestos:

Si todavía no creaste la tienda online, y estás registrando todas las ventas en la agenda (aunque las dos sabemos que es divina y te encanta usarla), es imposible analizar los datos leyendo tantas anotaciones. Podrías crear el pedido, seleccionando los productos de venta en una plantilla de presupuesto, donde no es necesario que te acuerdes los precios, se cargan automáticamente al hacer clic, y se exporta el presupuesto en formato PDF para que se lo puedas enviar a tu cliente por mail. Además queda registrada la venta en tu planilla, con todos los datos relevantes que necesitas analizar después en un tablero de control.

Creación de procesos de alta productividad a través de macros de Excel:

Las macros de Excel son automatización de rutina que se pueden ejecutar con un clic. Pero como toda automatización, primero es necesario crear las bases de un procedimiento claro para que pueda ser automatizado.

Por lo tanto, primero se define un proceso y luego se programa la magia.

No te voy a mentir, si conocías esta herramienta ya sabes que te volvés adicta. Lo que antes tardabas horas, ahora en 5 minutos está hecho. Pero si no la conocías, lleva su momento de adaptación, como cualquier cambio o mejora que vayas a implementar.

Tengo que reconocer, que es un tema que siempre me costó explicar. Cuando hablo de automatizar procesos de gestión, las personas que no conocen las macros, se me quedan mirando como si hubiese hablado en chino.

Si leíste hasta acá y sentís los mismo, quedate tranquila, te preparé una planilla automatizada que va a hablar por mí.

Es una planilla que te va a permitir:

● Generar presupuestos de forma automática
● Exportar los presupuestos a PDF
● Registrar las ventas de forma automática
● Actualizar un reporte dinámico sobre los productos más vendidos.

Si haces clic acá te podés descargar la planilla de forma gratuita, además acá te dejo un tutorial con las instrucciones de uso en un IG TV.

Conclusión

No existen fórmulas mágicas, sólo intento acercarte herramientas que te faciliten el día a día y te ayuden a ahorrar tiempo y dinero.
¿Cómo?
Evitando hacer tareas repetitivas y de bajo valor. Esto nos genera fastidio y desgano, y por lo tanto son las cosas que dejamos de hacer, sin tomar conciencia de la importancia que tiene.
Por eso te propongo, automatizar esas tareas y destinar el tiempo y esfuerzo a analizar los datos, para mejorar y tomar decisiones estratégicas que te ayuden a crecer y sostenerte en el tiempo.